• 资产类型：明确素材用途，如 “头图”“推文配图”“菜单图标”；

• 主题 / 项目：标注对应业务场景，如 “618 促销”“新品上市 - XX 产品”“中秋节日”；

• 版本号：采用 “V + 数字” 形式（如 V1.0、V1.1），首次提交为 V1.0，小修改（如文字调整）升为 V1.1，大调整（如风格优化）升为 V2.0；

• 日期：标注最终确认日期（如 20251020），避免不同年份同名素材混淆。

• 版本修改记录表：每次修改同步记录 “修改时间、修改人（企业 / 外包方）、修改内容（如‘调整优惠标签颜色为品牌红’‘补充产品卖点文字’）、修改原因（如‘匹配最新促销政策’）”，某科技客户通过此表，半年后仍能清晰追溯每版头图的调整逻辑；

• 最终版确认机制：每轮修改后，由企业明确 “是否定为最终版”，并在记录表中标注 “最终版：是 / 否”，避免 “默认最新版就是最终版” 的误区，某服务品牌曾通过此机制，防止将 “临时测试版” 误当作最终版发布；

• 版本附件关联：将每版设计文件与对应的修改记录表、需求 brief 关联存储，方便后续追溯 “为什么改”“改了什么”，某教育客户通过关联存储，复用旧版设计时无需重新沟通需求，直接参考历史记录即可。

• 交付版本要求：外包方需同步交付 “当前修改版 + 历史所有修改版（标注版本号）”，避免只给最终版导致后续无法追溯；

• 源文件与导出文件同步交付：源文件（如设计软件源文件）用于后续修改，导出文件（如 JPG、PNG）用于直接使用，且两类文件采用相同的命名规范，某电商客户通过此要求，后续调整旧版海报时，无需外包方协助，直接用源文件修改；

• 版本确认函：最终版交付时，外包方需提交 “版本确认函”，注明 “已按要求交付所有版本文件，最终版为 VXX”，企业签字确认后归档，避免后续版本争议。

• 一级文件夹：按 “资产类型” 划分，如 “头图设计”“推文配图”“H5 设计”“模板库”；

• 二级文件夹：在一级文件夹下按 “时间 / 项目” 细分，如 “头图设计” 下分 “2025 年 Q1”“2025 年 Q2”“618 促销项目”“新品上市项目”；

• 三级文件夹：在二级文件夹下按 “具体主题 + 版本” 存储，如 “618 促销项目” 下建 “头图 - 618 促销”“配图 - 618 产品介绍”，每个主题文件夹内包含对应所有版本文件与修改记录表。

• 管理员权限（企业专人负责）：拥有 “新建文件夹、修改存储结构、删除文件、设置他人权限” 的全部权限，确保存储体系可控；

• 编辑权限（企业设计对接人、外包方专属设计师）：可 “上传文件、修改自身上传的文件、查看权限内的文件”，但不可删除他人文件或修改存储结构；

• 查看权限（企业市场、运营团队）：仅可 “查看、下载文件”，不可修改或删除，满足日常使用需求。

• 本地备份：将核心设计资产（如最终版源文件、年度模板库）存储在企业内部安全服务器，定期（如每周）检查备份完整性；

• 异地备份：对重要资产（如品牌 KV、核心产品设计）进行异地存储，避免因本地服务器故障导致资产全失。某食品企业曾因本地服务器故障，通过异地备份快速恢复所有历史设计资产，未影响业务推进。

• 资产属性标注：在文件旁或文件夹说明中注明 “尺寸（如头图 900*500px）、适用场景（如订阅号推送、朋友圈转发）、设计规范（如配色、字体）、复用建议（如可调整文字用于其他促销）”，某服务客户通过标注，复用旧版素材时无需重新确认规格，直接调用；

• 失效资产管理：对 “过时不再使用” 的资产（如旧产品海报、过期活动模板），单独建立 “失效资产文件夹”，标注 “失效原因（如产品下架、活动结束）”，避免与在用资产混淆，某科技客户通过此管理，存储文件夹清晰度提升 60%。

• 交付文件类型（源文件、导出文件）、命名规范、版本数量；

• 存储对接方式（如外包方按企业存储结构上传文件，或交付后由企业统一归档）；

• 资产保密要求（如外包方不得留存企业未授权的设计资产，项目结束后删除废弃文件）。

• 每月召开 1 次 “资产管理同步会”，核对 “已交付资产数量、版本完整性、存储是否规范”，及时发现问题（如外包方未按命名规范交付）；

• 建立 “资产问题反馈通道”，企业发现版本或存储问题时，可快速与外包方对接解决，某零售客户通过此通道，24 小时内解决 “版本号标注错误” 问题。

• 资产盘点：对照交付清单，核对所有设计资产的版本、数量、存储位置，确保无遗漏；

• 最终归档：将所有资产按存储体系整理归档，标注 “合作周期、负责外包团队”，方便后续追溯；

• 保密确认：要求外包方出具 “资产销毁确认函”，证明已删除企业未授权的设计资产，避免信息泄露。

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